Mô tả công việc

Đặt hàng & nhập khẩu

• Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ các bộ phận Sales.
• Liên hệ nhà cung cấp nước ngoài để đặt hàng, theo dõi đơn hàng, thời gian giao hàng và xác nhận chứng từ.
• Theo dõi tiến độ PO từ khi nhận xác nhận đơn hàng đến khi nhận thông báo giao hàng.
• Đảm bảo hàng về kho đầy đủ và đúng theo yêu cầu của Sales.

Logistics, xuất nhập khẩu & chứng từ

• Chuẩn bị hồ sơ pháp lý của hàng nhập/xuất như phê duyệt mẫu, hợp chuẩn/hợp quy, kiểm tra sản phẩm.
• Chuẩn bị hồ sơ khai quan gồm Commercial Invoice, Packing List, B/L, Insurance, CO, HS Code.
• Cập nhật nhập kho, landed cost vào hệ thống và lập hồ sơ thanh toán cho nhà cung cấp hàng hóa/dịch vụ.
• Cập nhật thông tin lô hàng trong ECUS nội bộ và quản lý lưu trữ hồ sơ từng lô hàng.
• Phối hợp với Sales xử lý các vấn đề phát sinh với nhà cung cấp như hàng thiếu hoặc tình trạng chất lượng lô hàng.

Forwarder, vận chuyển & điều phối hàng hóa

• Làm việc với forwarder, hãng tàu, hãng bay, đại lý hải quan để đảm bảo thông quan đúng hạn.
• Theo dõi lô hàng trên đường, lịch tàu và cập nhật thời gian dự kiến hàng về cho các bộ phận liên quan.
• Phối hợp điều phối hàng hóa từ cảng về kho hoặc giao hàng đến công trình/dự án theo yêu cầu.
• Tìm hiểu phương thức vận chuyển đường biển, đường hàng không và bảo hiểm hàng hóa phù hợp với từng điều kiện giao hàng.
• Tìm kiếm đơn vị vận chuyển trong và ngoài nước có dịch vụ và chi phí tốt; so sánh giá, dịch vụ và thời gian giao hàng để chọn đối tác phù hợp.

Hồ sơ pháp lý, cơ quan quản lý nhà nước & tuân thủ

• Chuẩn bị hồ sơ pháp lý cho hàng bán như CO, CQ, Test Report, Kiểm định.
• Đảm bảo thông tin hàng hóa nhập khẩu được cập nhật đầy đủ theo quy định Hải quan, gồm mã HS và diễn giải tên hàng hóa tiếng Việt trên SAP và ECUS.
• Chuẩn bị và nộp hồ sơ phê duyệt kỹ thuật, hồ sơ mẫu hoặc chứng nhận hợp quy đối với mặt hàng bắt buộc khi phân phối vào dự án xây dựng.
• Làm việc với Sở Xây dựng để hoàn tất thủ tục kiểm định, hợp chuẩn, hợp quy cho thiết bị.
• Phối hợp với bộ phận kỹ thuật và pháp lý để đảm bảo hàng hóa, chứng từ kèm theo tuân thủ quy định nhà nước, đặc biệt với các dự án công/trọng điểm.

Dữ liệu, báo cáo & cải tiến quy trình

• Nhập liệu và cập nhật thông tin đơn hàng, lô hàng, thông tin vận chuyển vào hệ thống nội bộ như SAP, Excel.
• Theo dõi và lưu trữ đầy đủ chứng từ liên quan đến mua hàng, vận chuyển và thanh toán.
• Lập báo cáo định kỳ về tiến độ hàng hóa, tình trạng đơn hàng, tồn kho và lịch trình vận chuyển.
• Đề xuất giải pháp cải tiến chi phí logistics, thời gian đặt hàng hoặc quy trình làm việc.
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Quản lý

Yêu cầu công việc

Học vấn & Kinh nghiệm

• Tốt nghiệp Đại học ngành Xuất nhập khẩu, Ngoại thương, Kinh tế đối ngoại, Logistics hoặc các ngành liên quan.
• Ưu tiên ứng viên có 2–3 năm kinh nghiệm ở mua hàng hoặc xuất nhập khẩu tại công ty thương mại thiết bị hoặc công nghiệp.

Kỹ năng & Năng lực

• Hiểu biết cơ bản về quy trình mua hàng quốc tế, logistics và chứng từ hải quan.
• Sử dụng tốt MS Office, MS Excel và các phần mềm quản lý kinh doanh SAP/CRM.
• Có khả năng phân tích dữ liệu.
• Có khả năng thuyết trình tốt.
• Có tư duy giải quyết vấn đề.

Ngoại ngữ / Yêu cầu khác

• Giao tiếp tốt bằng tiếng Anh và tiếng Việt, bao gồm nói và viết.
• Thành thạo các phần mềm liên quan; công ty đang sử dụng SAP và Salesforce cho CRM.
• Làm test cho vị trí tuyển dụng.
• Step to offer: cung cấp payslip bằng hình thức phù hợp như sao kê hoặc ảnh chụp màn hình app banking.

Tố chất & Thái độ

• Cầu thị và có kỹ năng làm việc nhóm.
• Nhanh nhẹn, chủ động, kỹ tính và có kỹ năng giải quyết vấn đề.
• Phù hợp với ứng viên năng động, tiếng Anh khá và có khả năng làm việc với SAP/ERP hoặc phần mềm tương tự.
• Có tinh thần trách nhiệm trong theo dõi đơn hàng, chứng từ, dữ liệu và tiến độ hàng hóa.