Bên cạnh những kiến thức chuyên môn, các kỹ năng mềm luôn chiếm một tỷ lệ cao trong sự thành công của bạn tại văn phòng. Nếu việc trở thành một ứng viên tiềm năng, một nhân viên xuất sắc là thứ bạn nhắm đến, thì Top 10 kỹ năng cần thiết cho dân công sở dưới đây sẽ là thứ bạn tìm kiếm. Hãy cùng HR1JOBS điểm qua những kỹ năng này nhé.

1. Kỹ năng giao tiếp

“Giao tiếp chính là chìa khóa của mọi sự thành công”

Kỹ năng giao tiếp được thể hiện qua sự chắc chắn, lưu loát của lời nói, cử chỉ, hành động, ánh mắt, nét mặt nhằm thuyết phục người đối diện (Đồng nghiệp, sếp, nhân viên, etc.)

Kỹ năng giao tiếp có thể được cải thiện thông qua nhiều khía cạnh như lắng nghe, phân tích, trình bày quan điểm cá nhân một cách khéo léo. Việc chọn lọc từ ngữ cũng được xem là “nghệ thuật” trong giao tiếp. Giao tiếp trong môi trường công sở không đòi hỏi bạn phải đạt trình độ như một diễn giả, chỉ cần tập cho mình sự linh hoạt thể hiện ý kiến trong từng tình huống thì đã được xem là thành công. 

2. Kỹ năng làm việc nhóm

Khi bắt đầu làm việc cho một doanh nghiệp đồng nghĩa với việc bạn đang làm việc trong một team ở một bộ phận nào đó. Và không phải lúc nào bạn cũng có những teammates (thành viên) tích cực. Do đó, việc bỏ qua cái tôi và nâng cao khả năng làm việc nhóm là vô cùng quan trọng. Có những trường hợp bạn buộc phải phối hợp với những đồng nghiệp mà bạn “không mấy thiện cảm” để hướng tới mục tiêu, lợi ích chung của cả một tập thể.

Việc trau dồi kỹ năng làm việc nhóm là một điều bắt buộc trong văn hóa công sở. Hãy tích cực trao đổi, giúp đỡ và góp ý xây dựng kể cả với những người bạn không thích. Mạnh dạng chỉ ra khuyết điểm của những cá nhân “bất hảo” hay những chi tiết chưa được tối ưu trong bản kế hoạch cũng là một cách hiệu quả để rèn luyện kỹ năng này nhưng đừng biến nó thành một cuộc đùn đẩy trách nhiệm cho người khác.

3. Khả năng quan sát

Quan sát là một trong những kỹ năng nền tảng vững chắc để phát triển hầu hết các kỹ năng mềm cần có tại văn phòng. Bất kỳ một công việc nào cũng đòi hỏi sự nhạy bén, để ý từng tiểu tiết nhằm nắm bắt tình hình, mở ra nhiều cơ hội hơn. 

Để rèn luyện kỹ năng quan sát thật không dễ, nó đòi hỏi sự nhẫn nại cùng khả năng tập trung cao độ để quan sát mọi lúc, mọi nơi từ những cái nhỏ nhất. 

4. Khả năng lắng nghe

“Mắt thấy, tai nghe”

Để có thể tối ưu hóa lượng thông tin được đưa vào não bộ thì quan sát thôi là chưa đủ. Kỹ năng lắng nghe sẽ quyết định 90% thành công trong một cuộc giao tiếp.  

Bởi khi bạn lắng nghe tốt thì sẽ giúp bạn tránh bỏ sót thông tin quan trọng; xác định đúng và giải quyết vấn đề phát sinh nhanh gọn; nâng cao được kiến thức chuyên môn; giúp xây dựng các mối quan hệ công sở và mở rộng thêm nhiều mối quan hệ khác tốt đẹp. Do đó, lắng nghe là một trong những kỹ năng mềm cần có để giao tiếp hiệu quả. 

Các nguyên tắc “vàng” giúp bạn tăng khả năng lắng nghe: Tập trung vào cuộc giao tiếp; tuyệt đối không ngắt lời; tôn trọng người đang nói và những người đang nghe khác; vận dụng ngôn ngữ hình thể phù hợp; không phán xét, áp đặt và biết cách thay đổi câu hỏi để giúp đối phương dễ dàng đưa ra thông tin mình cần. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể đưa ra các ý kiến cá nhân để bổ trợ/phản biện thông tin nếu cần.

5. Kỹ năng lãnh đạo

Đừng nghĩ rằng chỉ những nhân viên cấp cao hay các “sếp” mới cần khả năng lãnh đạo. Nếu bạn thật sự muốn thăng tiến trong sự nghiệp thì việc học về kỹ năng lãnh đạo không bao giờ là quá sớm.

Kỹ năng lãnh đạo là khả năng quản lý, dẫn dắt đội nhóm hướng đến một mục tiêu chung của phòng ban, công ty. Để có thể tối ưu hóa khả năng lãnh đạo của bản thân, bạn cần kết hợp đồng thời các kỹ năng mềm như kỹ năng ra quyết định nhanh chóng với thông tin mình có; kỹ năng lên kế hoạch, trình bày và đưa kế hoạch đó vào thực tế công việc; kỹ năng xây dựng đội nhóm hợp tác và mạnh mẽ; kỹ năng giải quyết vấn đề bằng tư duy phản biện, phân tích, tìm kiếm thông tin; kỹ năng thuyết phục người khác; và kỹ năng truyền đạt thông tin cũng như cố vấn.

6. Kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian là một trong những chiếc chìa khóa thành công của không chỉ nhân viên mà còn là các cấp lãnh đạo. Những lợi ích mà kỹ năng quản lý thời gian mang lại rất rõ ràng và phổ biến, tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách trau dồi hay thậm chí là học cách quản lý thời gian của mình.

Dưới đây là một số phương pháp quản lý thời gian thông minh của người thành công bạn có thể tham khảo: 

• Phương pháp M.I.T. (Most Important Tasks): Tập trung vào một số việc quan trọng nhất cần làm trong ngày. 
• Phương pháp ma trận Eisenhower: Phân loại công việc theo các tiêu chí khẩn cấp và không khẩn cấp; Quan trọng và không quan trọng
• Phương pháp Pomodoro: Bạn sẽ làm việc 25 phút sau đó nghỉ 5 phút và lặp lại quá trình đó
• Phương pháp The 2-Minute Rule: Không nên trì hoãn những việc có thể làm dưới 2 phút
• Phương pháp Batching (Làm theo nhóm): Bạn nên làm theo nhóm đối với những việc không quan trọng, chưa cần thiết.

7. Kỹ năng sắp xếp công việc

Kỹ năng quản lí thời gian cho phép bạn có thời gian để làm việc. Nhưng hiệu quả của những việc bạn làm sẽ phải phụ thuộc vào việc bạn sắp xếp công việc có hợp lý hay không. 

Sở hữu khả năng sắp xếp công việc tốt, bạn sẽ nhận thấy các lợi ích như không bị loay hoay trước núi công việc, chủ động xử lý được các tình huống phát sinh, nâng cao khả năng tập trung… từ đó có cơ hội thăng tiến cao hơn.

Để trau dồi khả năng sắp xếp công việc, bạn nên tạo lập thói quen lên danh sách công việc cần làm theo tuần, tháng, năm; phân bổ thời gian hợp lý cho từng đầu mục công việc; giảm thiểu thời gian xao nhãng; thường xuyên kiểm tra để đảm bảo tiến độ công việc và chủ động trao đổi công việc với người khác.

8. Kỹ năng ra quyết định (Decision-making)

Là một trong những kỹ năng quan trọng không chỉ giúp ích cho bạn trong công việc mà còn là trong đời sống khi bạn đứng trước những sự lựa chọn mang tính sống còn hoặc có ảnh hưởng lớn đến tương lai. 

Để trau dồi decision-making, bạn nên:

• Đặt ra mục tiêu cụ thể cần đạt được trước khi ra quyết định
• Suy nghĩ độc lập, không bị chi phối bởi thông tin hay cá nhân nào khác
• Chỉ tham vấn lời khuyên từ những người đã từng trải qua tình huống tương tự hoặc người bạn tin tưởng
• Thấu hiểu sự thiếu sót của bản thân
• Cố gắng ngừng phân tích, hạn chế lựa chọn 
• Kiên định với những lựa chọn, quyết định của mình
• Chịu trách nhiệm với mọi quyết định mà mình đưa ra, đừng đùn đẩy cho người khác

9. Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem-solving)

Đây là kỹ năng chuyên dùng để giải quyết những tình huống, vấn đề phát sinh ngoài ý muốn. Kỹ năng này giúp bạn bình tĩnh trước những sự cố đột ngột phát sinh, từ đó giúp bạn phân tích và đưa ra các giải pháp tốt hơn, đồng thời nâng cao sự nhạy bén với mọi thứ và tích lũy thêm cho mình kinh nghiệm.

Một trong những nguyên tắc để cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề là Nguyên tắc IDEAL. IDEAL được viết ra bởi Bransford và Stein và được in trong cuốn sách The Ideal Problem Solver. IDEAL được viết tắt bởi Identify, Define, Explore, Anticipate and Action, Look and Learn, trong đó: 

• Identify (Nhận thức vấn đề): Trong công việc cũng như cuộc sống, phần lớn các vấn đề mà chúng ta nhìn thấy chỉ là phần nổi của tảng băng trôi. Do đó, để có thể giải quyết vấn đề, bạn cần nhận thức đúng vấn đề hiện tại. Bạn có thể sử dụng các câu hỏi như: đó là gì? Xảy ra ở đâu? Ai là người triển khai? Ai là người phối hợp? Lợi ích đạt được là gì? Hậu quả sẽ ra sao…
• Define (Xác định rõ nguyên nhân): Để có thể giải quyết triệt để vấn đề, bạn cần hiểu nguyên nhân dẫn đến sự việc kia. Áp dụng bộ câu hỏi 5W (What ? Why ? Where ? Who ? When) sẽ giúp bạn tìm ra được đầy đủ nguyên nhân.
• Explore (Tìm chiến lược khả thi): Sau khi hiểu rõ nguồn gốc vấn đề, bạn cần đưa ra các phương án xử lý. Các tiêu chí của một phương án tốt gồm: Có khả năng giải quyết triệt để vấn đề, nguồn lực sử dụng phù hợp, thời gian xử lý nhanh nhất, tính khả thi cao, rủi ro dẫn đến thấp nhất và không vi phạm đạo đức.
• Anticipate and Action (Lập kế hoạch và giải quyết vấn đề): Một bản kế hoạch dùng để giải quyết vấn đề cần đảm bảo các yếu tố: Trình bày từng bước cụ thể để xử lý, liệt kê các khả năng xảy ra và nguồn lực cần thiết, có thời hạn xử lý từng nhóm công việc, xác định rõ người triển khai và người chịu trách nhiệm. Đồng thời, bạn cần xây phương án dự phòng khi gặp tình huống xấu nhất.
• Look and Learn (Nhìn lại và học hỏi): Sau khi giải quyết vấn đề xong, bạn cần kiểm tra lại hiệu quả, theo dõi, đánh giá và rút kinh nghiệm cho trường hợp tương tự. Điều này sẽ giúp bạn chủ động hơn khi gặp vấn đề phát sinh.

10. Tư duy sáng tạo

Sáng tạo là một trong những kỹ năng công sở được các nhà tuyển dụng đánh giá cực kỳ cao, nhất là với các ngành, các vị trí đòi hỏi khả năng sáng tạo của ứng viên như Truyền thông, Content Creator, etc.

Khả năng sáng tạo của mỗi cá nhân là khác nhau, tuy nhiên vẫn có một số mẹo nhỏ giúp bạn cải thiện tư duy sáng tạo của mình như:

• Nắm bắt ý tưởng mọi lúc mọi nơi: vì ý tưởng là thứ thường hay xuất hiện bất chợt, do đó, hãy chuẩn bị cho mình một quyển sổ hoặc giấy note hay bất cứ thứ gì có thể ghi lại ý tưởng của bạn ngay lúc nó được nghĩ ra. 
• Luôn tìm cách đa dạng hóa phương án: khi tìm ra một giải pháp cho vấn đề nào đó, hãy tập thói quen suy nghĩ thêm những phương án khả dĩ, từ đó luyện cho não của bạn phản ứng với ý tưởng một cách đa chiều hơn.
• Thay đổi môi trường: nguồn cảm hứng có thể ở bất kỳ nơi đâu. Khi bạn cảm thấy mình không nghĩ được gì, hãy đi ra một chỗ khác, dành một chút thời gian cho bản thân, ý tưởng rồi sẽ lại đến.
• Luôn tin tưởng vào ý tưởng của mình: Có rất nhiều người sở hữu khả năng sáng tạo vô hạn nhưng họ lại mắc kẹt trong những câu hỏi: “liệu nó có khả thi không? Đã có ai làm chưa? Ý tưởng này có đặc biệt như mình nghĩ?” Vì cứ mãi hoài nghi về khả năng của bản thân mà bỏ lỡ rất nhiều ý tưởng, cơ hội. Vì thế, hãy luôn tin tưởng vào bản thân mình.

Tạm kết

Như vậy, ta đã đi qua Top 10 kỹ năng cần thiết cho dân công sở mà HR1JOBS chúng mình tổng hợp được. Mong rằng bài viết trên sẽ giúp ích cho các ứng viên trong việc chuẩn bị hành trang chinh phục môi trường công sở và hy vọng rằng HR1JOBS sẽ có cơ hội được đồng hành cùng quý đọc giả trong những blog tương lai.