Nếu bạn yêu thích tổ chức sự kiện và mong muốn tổ chức những chương trình tuyệt vời, thì tổ chức sự kiện chính là sự lựa chọn phù hợp cho bạn. Vậy tố chất nào để trở thành người tổ chức sự kiện? Cơ hội nghề nghiệp nghề này ra sao? Hãy cùng HR1JOBs tìm hiểu qua bài viết này nhé!
1. Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện (tiếng anh là event organization) là việc tập hợp và quản lý các yếu tố cần thiết để tổ chức các hoạt động trong lĩnh vực văn hóa, thương mại, kinh doanh… Từ đó, nhằm truyền đạt thông điệp truyền thông mà người tổ chức sự kiện muốn công chúng và khách hàng nhận thức được.
Tổ chức sự kiện có nhiều lý do và lợi ích. Nó giúp tăng uy tín, quảng bá thương hiệu, tạo cơ hội giao lưu và kết nối với đối tác và khách hàng, tăng năng suất và sức mạnh kinh doanh, và tạo sự thú vị và bổ ích cho người tham gia sự kiện. Bên cạnh đó, đây cũng là cơ hội để truyền tải thông điệp và giá trị của doanh nghiệp. Tổng quan, tổ chức sự kiện là một phần không thể thiếu và vô cùng quan trọng của chiến lược kinh doanh và quảng bá thương hiệu.
Quá trình tổ chức một sự kiện kéo dài về thời gian kể từ khi hình thành ý tưởng ban đầu, kịch bản chương trình, các công tác chuẩn bị trước sự kiện cho đến khi sự kiện diễn ra và kết thúc; cũng như các công việc sau sự kiện nếu có.
Trong quá trình tổ chức sự kiện, các đơn vị có liên quan sẽ thực hiện theo kế hoạch, theo dõi và hoàn thành các phần để đảm bảo ra sự kiện được diễn ra suôn sẻ và đúng yêu cầu đã được thống nhất trước.
2. Liệu bạn có phù hợp với ngành này?
Để trở thành người tổ chức sự kiện, bên cạnh những kiến thức được học ở trường, bạn cần chuẩn bị cho mình những kỹ năng sau để đáp ứng yêu cầu của vị trí này.
Kỹ năng tổ chức và hoạch định công việc là yếu tố mà bất kỳ ai làm việc trong ngành sự kiện đều cần rèn luyện. Với tư cách là người lập kế hoạch sự kiện, bạn cần đảm bảo mọi công việc diễn ra suôn sẻ từ khi lập kế hoạch đến khi kết thúc sự kiện, tuân thủ các mốc thời gian, ngân sách và cuộc hẹn cũng như tổ chức tài liệu, hoá đơn và thông tin quan trọng.
Ngân sách là phần không thể thiếu nếu bạn muốn thực hiện một chương trình, tùy thuộc vào tính chất và quy mô của chương trình đó mà nhà tài trợ sẽ đáp ứng. Điều này vô cùng quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ sự kiện, việc lập nên kế hoạch chi tiêu, phân bổ ngân sách luôn là thử thách với người làm sự kiện. Quản lý ngân sách giúp bạn kiểm soát chặt chẽ được việc chi tiêu tiền của nhà tài trợ, tránh được rủi ro đổ hết kinh phí vào một chỗ mà không mang lại hiệu quả cho sự kiện.
Một điều nhỏ bạn cần phải lưu ý rằng phải rõ ràng với các con số. Những việc phải chi cho hoạt động trước, trong và sau sự kiện đều phải được tính toán và ghi lại rõ ràng. Điều này sẽ giúp bạn trong việc tổng kết dòng tiền và sử dụng tiền hiệu quả hơn cho những sự kiện tiếp theo.
Xem thêm: Thương hiệu cá nhân quan trọng như thế nào?
-
Khả năng kết nối và giao tiếp
Networking là kỹ năng vô cùng quan trọng khi hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Nếu bạn có network tốt với các bên cung cấp, logistics, nhà hàng, báo chí, công ty agency quảng cáo, hoặc quản lý các nghệ sĩ,... hỗ trợ bạn rất nhiều trong quá trình tổ chức suôn sẻ hơn nhiều.
Có hàng trăm sự kiện diễn ra mỗi năm, đa dạng về hình thức tổ chức như workshop, talkshow, sự kiện âm nhạc,... vậy yếu tố nào giúp bạn tổ chức sự kiện thành công? Sự sáng tạo được thể hiện qua cách bạn lên ý tưởng cho sự kiện, những mini game được tổ chức, thiết kế banner, poster, concept cho sự kiện,... bất cứ yếu tố sáng tạo mới mẻ nào có thể giúp sự kiện trở nên đặc sắc hơn và nổi bật giữa nhiều sự kiện khác nhau. Có thể nói, yếu tố sáng tạo sẽ giúp sự kiện của bạn được nổi bật và khán giả biết đến nhiều, gia tăng tỉ lệ thành công và lợi nhuận cho sự kiện.
3. Cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn
Nhu cầu tuyển dụng trong ngành tổ chức sự kiện ngày càng cao, chính vì vậy cơ hội nghề nghiệp vô cùng rộng mở.
- Event Planner: Event Planner là gì? Event Planner trong một số trường hợp còn được gọi là Chuyên viên kế hoạch sự kiện, là người lên kế hoạch tổ chức sự kiện, thực hiện các công việc trong sự kiện như lên ý tưởng, triển khai thực hiện kế hoạch, theo dõi tiến độ của sự kiện…
- Event Coordinator: Event Coordinator (Điều phối viên tổ chức sự kiện) là người quản lý chung tất cả công việc trong một chương trình sự kiện, kể cả việc quản lý các nhà cung ứng và ban tổ chức. Người nhận trách nhiệm điều phối viên tổ chức sự kiện sẽ cần phải có cái nhìn tổng quát và quản lý được tất cả các khía cạnh của một buổi sự kiện. Họ sẽ đảm nhiệm những công việc quan trọng, từ việc tính toán, chuẩn bị kinh phí và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện thích hợp nhất.
- Event Account: Là cầu nối giữa khách hàng và Event Agency, người làm Account phải biết cách truyền đạt những thông tin, yêu cầu của khách hàng cho các team khác trong công ty mình quán triệt và thực hiện. Ngược lại, khi tiếp xúc với khách hàng, Account sẽ thay mặt công ty truyền đạt ý tưởng, đề xuất về sự kiện của các Team khác như PR, Event… cho khách hàng nắm rõ.
- Event Logistics: là tập hợp các hoạt động, các phương tiện vật chất kỹ thuật và con người cần thiết để tổ chức, sắp xếp lịch trình, nhằm triển khai các nguồn lực cho một sự kiện được diễn ra hiệu quả và kết thúc tốt đẹp.
Trên đây là một số công việc ngành tổ chức sự kiện vô cùng hấp dẫn Tham khảo thêm các công việc liên quan đến tổ chức sự kiện tại website https://hr1jobs.com/vi
Kết luận: HR1JOBs hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu thêm về một ngành nghề vô cùng thú vị, cũng như cũng cấp thêm những thông tin cho những bạn có định hướng theo đuổi tổ chức sự kiện. Hãy thường xuyên cập nhật website HR1JOBs để tìm cơ hội việc làm tốt cho chính mình.
Tiếng Việt
English