7 Sai lầm phổ biến khiến cuộc họp trở nên thô lỗ? Cuộc họp là một phần quan trọng trong môi trường công sở, nhưng không phải lúc nào chúng cũng diễn ra suôn sẻ. Có những hành vi vô tình làm mất đi hiệu quả của cuộc họp, đồng thời khiến không khí trở nên căng thẳng, thiếu tôn trọng, và mất đi tính chuyên nghiệp. Dưới đây là 7 sai lầm mà bạn có thể gặp phải trong các cuộc họp, cùng với những lời khuyên để tránh chúng và tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hơn.

1. Nói Để Thể Hiện Bản Thân

Một trong những sai lầm dễ gặp phải trong cuộc họp là nói quá nhiều để thể hiện bản thân mà không thực sự đóng góp vào cuộc thảo luận. Điều này không chỉ làm mất thời gian của mọi người mà còn gây khó chịu, vì nó khiến cuộc họp đi lệch hướng.

Theo Diane Gottsman, chuyên gia về nghi thức xã giao, bạn cần tập trung vào tính hiệu quả của cuộc họp. Thay vì nói lan man, hãy trình bày một cách súc tích và rõ ràng. Khi bạn phát biểu, hãy sử dụng ngôn ngữ thông minh và tránh những từ ngữ gây hiểu nhầm.

Trước khi phát biểu, hãy chắc chắn rằng bạn có một điểm rõ ràng để chia sẻ, tránh nói lan man hoặc dùng từ ngữ thiếu trang trọng.

2. Đi Họp Không Chuẩn Bị

Việc đến cuộc họp mà không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng là một sai lầm nghiêm trọng. Khi bạn không chuẩn bị, cuộc họp có thể kéo dài và không đạt được kết quả mong muốn.

Nick Leighton, một chuyên gia về nghi thức xã giao, khuyến cáo rằng việc chuẩn bị trước cuộc họp là rất quan trọng. Nếu cuộc họp diễn ra qua màn hình, hãy đến sớm, kết nối máy tính và đảm bảo thiết bị hoạt động tốt để không làm gián đoạn cuộc họp.

Dành thời gian để chuẩn bị kỹ càng trước mỗi cuộc họp, từ việc chuẩn bị tài liệu đến kiểm tra thiết bị nếu cuộc họp trực tuyến.

3. Làm Việc Ngoài Nội Dung Cuộc Họp

Một sai lầm rất phổ biến là làm việc riêng trong khi tham gia cuộc họp, như trả lời email, lướt điện thoại, hoặc tham gia vào các hoạt động không liên quan.

Diane Gottsman khuyên rằng bạn nên tập trung hoàn toàn vào cuộc họp, đặc biệt là khi đang tham gia thảo luận nhóm. Nếu bạn phải làm việc gì đó, hãy lựa chọn thời điểm hợp lý và tránh làm gián đoạn sự chú ý của bạn hoặc người khác.

Hãy để điện thoại ở chế độ im lặng hoặc rung và dành sự chú ý đầy đủ cho cuộc họp.

4. Nói Chuyện Phiếm Trong Khi Người Khác Phát Biểu

Nói chuyện riêng trong khi người khác đang phát biểu là hành vi thô lỗ và thiếu tôn trọng. Không chỉ làm mất tập trung của người khác, hành động này còn thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp.

Jackie Vernon-Thompson, người sáng lập trường nghi thức xã giao From the Inside-Out, cho biết rằng nếu bạn cần trao đổi, hãy đợi đến khi người khác kết thúc và tránh làm gián đoạn họ.

Hãy tôn trọng người phát biểu và chỉ tham gia khi có cơ hội. Đừng làm việc riêng hoặc thì thầm trong cuộc họp.

Đọc thêm: 11 Kỹ Năng Nghề Nghiệp Tạo Lợi Thế Vượt Trội

5. Đến Muộn

Đến muộn không chỉ làm gián đoạn cuộc họp mà còn gây ấn tượng xấu với các đồng nghiệp và người chủ trì. Jodi RR Smith, chuyên gia về phép xã giao, nhấn mạnh rằng dù có thâm niên hay chức vụ gì, bạn cũng không nên để người khác phải chờ đợi.

Đúng giờ là điều bắt buộc. Nếu bạn là người tổ chức, hãy đến sớm hơn để đảm bảo cuộc họp bắt đầu đúng giờ.

6. Chờ Cuộc Họp Kết Thúc Mới Đặt Câu Hỏi

Đợi đến cuối cuộc họp mới đặt câu hỏi hoặc thắc mắc là một sai lầm có thể làm mất đi tính hiệu quả của cuộc họp. Bạn nên đặt câu hỏi trong suốt cuộc họp khi cần, để các vấn đề được giải quyết kịp thời.

Đặt câu hỏi ngay khi có cơ hội, không cần đợi đến cuối cuộc họp. Điều này sẽ giúp cuộc họp diễn ra trôi chảy và hiệu quả hơn.

7. Tạo Môi Trường Thù Địch

Một cuộc họp không thể thành công nếu có những tranh luận tiêu cực hoặc phê phán đồng nghiệp trước mặt mọi người. Nếu có sự khác biệt về quan điểm, hãy chọn thời điểm và phương thức thích hợp để chia sẻ ý kiến của mình một cách tôn trọng.

Jackie Vernon-Thompson khuyên rằng bạn không nên tranh cãi với người chủ trì cuộc họp hoặc chỉ trích đồng nghiệp công khai trong cuộc họp. Thay vào đó, hãy giữ thái độ chuyên nghiệp và kiên nhẫn chờ đợi cơ hội để chia sẻ quan điểm của mình.

Giữ thái độ cởi mở và tôn trọng khi tham gia thảo luận. Hãy biết rằng sự khác biệt là điều bình thường, và bạn có thể thảo luận sau cuộc họp nếu cần thiết.

Để giúp chúng ta hiểu rõ hơn về các sai lầm thường gặp trong cuộc họp và cách khắc phục, một khảo sát đã được thực hiện trong cộng đồng doanh nghiệp. Kết quả cho thấy, 60% người tham gia cho rằng nói chuyện phiếm là sai lầm lớn nhất, trong khi 50% cho rằng việc đến muộn là một hành vi thiếu chuyên nghiệp nghiêm trọng. Điều này cho thấy, việc duy trì sự tập trung và tôn trọng trong cuộc họp rất quan trọng đối với mọi người.

HR1Jobs nghĩ việc tuân thủ các nguyên tắc cơ bản về phép xã giao trong cuộc họp sẽ giúp bạn không chỉ tạo ấn tượng tốt mà còn nâng cao hiệu quả công việc. Tránh những sai lầm phổ biến như nói lan man, không chuẩn bị, hay làm việc ngoài cuộc họp là cách đơn giản nhất để giữ cuộc họp luôn chuyên nghiệp và hiệu quả.

Nguồn: VNExpress