Mô tả công việc

Hỗ trợ Hành chính & Quản lý lịch trình

• Theo dõi và tổng hợp tiến độ các công việc đang pending của các phòng ban bảo hành để báo cáo.
• Ghi chép biên bản cuộc họp và theo dõi việc các quyết định sau cuộc họp.
• Hỗ trợ soạn thảo văn bản, thông báo nội bộ và chuẩn bị tài liệu, dịch thuật tài liệu khi cần thiết.
• Quản lý lịch trình làm việc, sắp xếp lịch họp, lịch công tác và nhắc nhở các cuộc hẹn/sự kiện quan trọng.

Điều phối Vận hành & Phối hợp

• Giao tiếp HQ & Khu vực: Trao đổi thông tin với nhà máy (HQ) và các đội nhóm khu vực; ghi nhận khó khăn, sự cố lớn và phản hồi tiến độ.
• Sự kiện & Truyền thông: Lên kế hoạch, tổ chức "Ngày hội dịch vụ" hàng tháng và báo cáo kết quả. Phối hợp với trưởng trạm/phòng ban khác sáng tạo nội dung video cho kênh TikTok Service (nếu có)
• Kiểm soát rủi ro: Phối hợp cùng Quản lý Kho tiến hành kiểm kê kho định kỳ (hàng tháng/quý).

Quản lý Chỉ số (KPI) & Báo cáo

• Quản lý KPI: Thu thập, tổng hợp số liệu hoạt động của các trung tâm bảo hành. Trao đổi với cấp quản lý để xây dựng chỉ tiêu KPI, chính sách khen thưởng, kỷ luật và ban hành thông báo áp dụng cho tháng tiếp theo.
• Báo cáo định kỳ: Phối hợp thiết kế báo cáo tổng kết tháng (bao gồm phân tích kết quả tháng trước và lập kế hoạch hành động cho tháng tới).

Yêu cầu công việc

Học vấn & Bằng cấp

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học, ưu tiên các ngành Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ, Thương mại, Kinh tế, Marketing, Công nghệ thông tin hoặc các ngành liên quan.

Kinh nghiệm & Kiến thức

• Mới tốt nghiệp hoặc dưới 1 năm kinh nghiệm.
• Ưu tiên ứng viên đã từng thực tập/làm việc trong vai trò Trợ lý, Điều phối viên, Chăm sóc khách hàng, Vận hành, Hành chính hoặc các vị trí có liên quan đến theo dõi tiến độ công việc.
• Có kinh nghiệm trong ngành bán lẻ, điện tử hoặc dịch vụ khách hàng là lợi thế.

Ngoại ngữ

• Giao tiếp bằng Tiếng Anh hoặc Tiếng Trung cơ bản, do công việc cần trao đổi và làm việc trực tiếp với HQ.

Kỹ năng & Năng lực

• Thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt là Excel để tổng hợp, theo dõi và xử lý số liệu KPI.
• Biết sử dụng các công cụ để hỗ trợ làm báo cáo, trình bày dữ liệu và thuyết trình nội bộ.
• Có khả năng theo dõi tiến độ, follow-up công việc, sắp xếp thông tin và tổ chức công việc tốt.

Tính cách & Thái độ

• Cẩn thận, chủ động, có tinh thần trách nhiệm và sẵn sàng học hỏi.
• Nhanh nhẹn, giao tiếp tốt, chịu được áp lực tiến độ.
• Yêu thích công việc điều phối, hỗ trợ vận hành và làm việc với dữ liệu/báo cáo.