Trách nhiệm của Nhân Sự đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì một môi trường làm việc lành mạnh và năng suất, nhưng họ không phải là người giải quyết mọi vấn đề. Nhiều nhân viên hiểu sai trách nhiệm của nhân sự và kỳ vọng họ có thể xử lý mọi thứ, từ việc sửa chữa thiết bị văn phòng đến giải quyết mâu thuẫn cá nhân. Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về 10 hiểu lầm phổ biến và làm rõ những gì nhân sự không chịu trách nhiệm hoàn toàn

1. Lập Kế Hoạch Sự Kiện: Nhân Sự Không Phải Người Tổ Chức Tiệc 

Nhân sự không phải là người lo liệu tất cả các sự kiện trong văn phòng, từ tiệc hàng năm đến các buổi ăn trưa nhóm. Công việc của họ chỉ giới hạn ở việc hỗ trợ các sự kiện nhằm gắn kết và phát triển văn hóa công ty, chẳng hạn như cấp ngân sách, hướng dẫn hoặc hỗ trợ hậu cần cho các sự kiện lớn. Đối với các sự kiện nhỏ, trách nhiệm thường thuộc về ban tổ chức sự kiện, quản lý hoặc các tình nguyện viên. Bạn nên thành lập một nhóm lập kế hoạch hoặc chỉ định người phụ trách các chi tiết, trong khi nhân sự có thể đưa ra gợi ý nếu cần.

2. Đọc Tâm Lý: Nhân Sự Cần Giao Tiếp, Không Phải Đoán Già Đoán Non 

Chuyên gia nhân sự rất giỏi lắng nghe và giải quyết vấn đề, nhưng họ không thể giúp bạn nếu bạn không chia sẻ rõ ràng những mối quan tâm. Dù là khó khăn với đồng nghiệp, không hài lòng với chính sách hay muốn phát triển nghề nghiệp, nhân sự chỉ có thể hành động khi bạn thông báo. Một số nhân viên kỳ vọng nhân sự sẽ tự nhận ra khi họ không vui hay bị đối xử không công bằng mà không nói gì, điều này không thực tế. Nhân sự cần phản hồi trung thực và giao tiếp cởi mở để hỗ trợ tốt hơn. Hãy chủ động lên lịch gặp nhân sự và thảo luận về vấn đề của bạn.

3. Sửa Máy Móc: Nhân Sự Không Phải Là Bộ Phận IT Hay Quản Lý Văn Phòng

Máy in văn phòng đôi khi gặp trục trặc như kẹt giấy, hết mực hay Wi-Fi không kết nối, nhưng nhân sự không phải là bộ phận giải quyết những vấn đề này. Công việc của nhân sự là tập trung vào con người, chính sách và văn hóa công ty, không phải khắc phục sự cố kỹ thuật. Những vấn đề này thuộc về bộ phận IT, quản lý văn phòng hoặc dịch vụ bảo trì. Nhầm lẫn nhân sự với bộ phận bảo trì sẽ không chỉ khiến họ mệt mỏi mà còn không hiệu quả cho bạn. Hãy xác định rõ ai là người chịu trách nhiệm về các sự cố kỹ thuật trong văn phòng 

4. Trở Thành Nhà Tâm Lý: Nhân Sự Cung Cấp Hỗ Trợ, Không Phải Tư Vấn 

Nhân sự là những người lắng nghe tốt và luôn sẵn sàng giúp đỡ nhân viên khi gặp khó khăn cá nhân. Tuy nhiên, họ không phải là chuyên gia tư vấn tâm lý. Mặc dù nhân sự có thể hướng dẫn nhân viên tới các chương trình chăm sóc sức khỏe hay tài nguyên về sức khỏe tâm lý, nhưng các vấn đề cảm xúc sâu sắc hay sức khỏe tâm lý cần sự can thiệp của các chuyên gia. Nếu bạn gặp phải khó khăn cá nhân, hãy hỏi nhân sự về các Chương trình Hỗ Trợ Nhân Viên (EAP) hoặc tìm dịch vụ tư vấn bên ngoà

5. Làm Người Quản Lý Dễ Mến: Nhân Sự Không Thể Thay Đổi Tính Cách

Một phàn nàn phổ biến là có người quản lý khó tính hoặc yêu cầu quá cao. Nhân sự có thể hỗ trợ thông qua đào tạo lãnh đạo, thu thập phản hồi, hoặc tổ chức các cuộc trò chuyện, nhưng họ không thể thay đổi tính cách của người quản lý. Nhân sự không thể can thiệp vào mọi vấn đề phong cách lãnh đạo, trừ khi nó vi phạm chính sách công ty hoặc các quy chuẩn đạo đức. Nếu gặp vấn đề, hãy thảo luận trực tiếp với người quản lý của bạn. Nếu không hiệu quả, ghi lại các tình huống cụ thể và báo cáo cho nhân sự

6. Thực Hiện Phép Màu: Nhân Sự Không Phải Làm Mọi Thứ 

Có một quan niệm sai rằng Nhân Sự (HR) có thể giải quyết mọi vấn đề, từ những yêu cầu không thực tế đến việc cấp lợi ích không phù hợp. Mặc dù nhân sự luôn ủng hộ sự công bằng, họ bị giới hạn bởi các chính sách công ty, ngân sách và khả năng của tổ chức. Nếu công việc quá tải, Nhân Sự có thể hỗ trợ thương lượng thời gian hoặc cải tiến quy trình, nhưng họ không thể làm phép màu. Hãy hợp tác với quản lý và Nhân Sự để thiết lập các kỳ vọng hợp lý trong phạm vi giới hạn của tổ chức.

7. Giải Quyết Mọi Mâu Thuẫn Nhỏ

Nhân Sự có thể giúp giải quyết các xung đột nghiêm trọng và vi phạm chính sách, nhưng không thể can thiệp vào những mâu thuẫn nhỏ như việc ai để đồ bừa bãi trong bếp hoặc lấy hết cà phê. Những vấn đề nhỏ này thường có thể được giải quyết qua các cuộc trò chuyện trực tiếp và tôn trọng giữa đồng nghiệp. Nhân Sự nên tập trung vào những vấn đề quan trọng hơn ảnh hưởng đến nơi làm việc. Hãy rèn luyện kỹ năng giải quyết xung đột và nếu vấn đề tiếp tục, báo cáo cho Nhân Sự với tường trình chi tiết

8. Làm Bộ Phận Giải Quyết Mọi Vấn Đề: Nhân Sự Là Đối Tác, Không Phải Phép Màu 

Nhân Sự làm việc chăm chỉ để tạo ra chính sách công bằng, giải quyết xung đột và bảo vệ quyền lợi của nhân viên, nhưng họ không thể giải quyết mọi vấn đề một mình. Nếu tinh thần làm việc thấp hoặc giao tiếp yếu, họ có thể hỗ trợ, nhưng thay đổi thực sự cần sự hợp tác từ nhân viên, quản lý và lãnh đạo. Hãy chủ động trong vai trò của mình để cải thiện môi trường làm việc. Tham gia các sáng kiến xây dựng đội nhóm và chia sẻ phản hồi mang tính xây dựng để hỗ trợ Nhân Sự

9. Đặt Món Ăn Cho Nhóm: Nhân Sự Không Phải Làm Dịch Vụ Lễ Tân 

Các bữa ăn nhóm và các buổi gặp gỡ không chính thức là cơ hội tuyệt vời để xây dựng mối quan hệ, nhưng Nhân Sự không phải là người tổ chức những sự kiện này. Mặc dù họ có vai trò tạo dựng văn hóa tích cực và cung cấp nguồn lực, họ không chịu trách nhiệm quản lý các chi tiết như đặt chỗ nhà hàng hay chia hóa đơn. Kỳ vọng Nhân Sự làm những công việc này sẽ khiến họ xao nhãng khỏi các nhiệm vụ chiến lược quan trọng. Hãy sử dụng các công cụ như Doodle, Google Sheets hoặc OpenTable để tổ chức các buổi gặp gỡ nhóm một cách hợp tác

10. Phê Duyệt Mọi Đơn Xin Nghỉ: Nhân Sự Không Phải Là Cơ Quan Quyết Định Cuối Cùng 

Nhân Sự đảm bảo chính sách nghỉ phép công bằng, nhưng quyết định cuối cùng về yêu cầu nghỉ thường thuộc về người quản lý trực tiếp hoặc trưởng bộ phận. Các quản lý hiểu rõ nhu cầu vận hành của đội và có thể quyết định liệu việc nghỉ có ảnh hưởng đến công việc hay không. Nhân Sự chỉ thực thi chính sách, không quản lý lịch trình cá nhân. Hãy trao đổi với người quản lý của bạn về kế hoạch nghỉ trước khi gửi yêu cầu cho họ

Những trách nhiệm mà Nhân Sự đảm nhận là rất quan trọng trong việc xây dựng một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả. Việc hiểu rõ và phân định trách nhiệm giữa các bộ phận sẽ giúp tổ chức hoạt động hiệu quả hơn. Bạn có đồng ý với những trách nhiệm không phải của Nhân Sự được liệt kê ở trên? Hay bạn nghĩ có những trách nhiệm nào cần được điều chỉnh hoặc thay đổi để phù hợp hơn với thực tế công việc? Hãy cho HR1Jobs biết câu trả lời nhé!