Mô tả công việc

Job overview

Peak Event (PE) is recruiting a Even Coordinator to coordinate a complete campaign towards a successful race week and day.  Your role would include among other things overseeing:

1) Participant planning for on course execution

2) Working on gnat charts & project management

3) Sponsor and vendor relations

4) Logistics and delivery

5) Coordinating and managing event staff, volunteers & security

6) Executing event evaluations to improve future ones. This person will know the ins-and-outs of PE events and play an essential role in bringing them to life.

Main Responsibilities

  • Continuously improve and develop business performance within constraints.
  • Responsible for managing events and ensuring deadlines and budgets are met.
  • Evaluate the quality of PE suppliers and recommend changes where appropriate.
  • Liaise and nnegotiate terms and contracts with key vendors, sponsors and partners.
  • Hire, train, and educate parttime staff on proper event protocols/procedures, particularly day-of logistics.
  • Negotiate and coordinate payments to vendors and prepare & manage documents to track expenses.
  • Provide effective and timely service to all clients assigned and manage each relationship professionally and profitably.
  • Utilize IT solutions to evaluate event performance/quality and prepare metrics presentation to plan improvements.
  • Communicate progress, client/event feedback and results of business development activities internally as requested.
  • Proof all materials prepared by creative, media, studio, print shop and production before presenting to sponsors/partners and ensure other account executives maintain high standards of attention to detail.
  • Stay informed on latest industry trends and best practices and share with team members where appropriate.
  • Manage staff and allocate staff resources according to changing needs in alignment with our partners.
  • Coordinate elements of events such as conferences, shows, charity events, business meetings, employee appreciation events and virtual events.
  • Work closely with the Project Director & Race Director in managing seniormost relationships leading up to and during event week. This includes venue owners, sponsors, regulators and government authorities, third-party service providers, vendors, public safety providers and volunteer staff coordinators.
  • Develop clear and comprehensive presentation materials for sponsors, corporate partners and government authorities.

Yêu cầu công việc

Traits

  • Detail oriented and ability to finish a task well.
  • Organized, detailoriented and ability to prioritize
  • Ability to win others over and create winwin outcomes
  • Strong management skills across a diverse range events/activities
  • Creative problemsolver who works well within a team environment
  • Ability to work independently with focus, sound judgment and initiative
  • Ability to pivot when need to the high priority items while keeping the big picture in focus
  • Ability to thrive in a fastpaced high-pressure setting while juggling multiple tasks/relationships.

 

Experience/Requirements:

  • Manage staff training issues.
  • Datadriven decision-making skills.
  • Exceptional writing & communication skills.
  • Ability to do detailed Power Point Presentations.
  • Familiarity with Microsoft Office suite of resources.
  • Willing to work evenings and weekends during events.
  • Experience implementing health and safety procedure.
  • Strong Project Management experience or certification.
  • Prior experience in event management/production preferred.
  • Excellent interpersonal skills with a proven ability to negotiate.
  • Experienced with a wide range of events, logistical issues related to events and producing new solutions.
  • Bachelor’s degree in a related field (events management, hospitality, communications, marketing, finance, behavioral science, sports management) or similarly striking life experience required.

CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN PEAK

  • Quy mô công ty:
    50 - 99
  • Địa chỉ:
    252 Nguyễn Đình Chiểu, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, Tp.Hồ Chí Minh, Việt Nam., Hồ Chí Minh

- Quản lý dự án dưới sự hướng dẫn của Giám đốc Dự án. Đóng góp ý kiến cho các dự án khác trên lịch PE. Hỗ trợ phát triển các hệ thống CNTT của PE và hỗ trợ Giám đốc dự án cho các hạng mục vận hành cho các dự án PE khi cần thiết.
- Xây dựng, lập kế hoạch quản lý phạm vi rủi ro thấp/trung bình và quản lý việc thực hiện một hoặc nhiều dự án theo phân công.
- Hỗ trợ triển khai và thực hiện các hạng mục có liên quan đến dự án .
- Chủ động giữ liên lạc cho các bên liên quan (trong và ngoài) để phát hiện và xử lý những rủi ro, những vấn đề và báo cáo khi thích hợp.
- Tích cực làm việc với các bên liên quan (nội bộ) để đảm bảo dự án vận hành có hiệu quả ở tất cả các bộ phận trong PE.
- Phát triển và duy trì kiến thức làm việc chuyên môn của dự án và do đó là một điểm tham chiếu về thông tin và chuyên môn.
- Chủ động quản lý chất lượng và hiệu suất các hạng mục của dự án, đảm bảo các hạng mục công việc hoàn thành đúng thời hạn, kỹ thuật và ngân sách được giao.
- Khi thích hợp, để quản lý một số hoặc tất cả ngân sách dự án.
- Thể hiện nhận thức và hiểu biết về các cơ hội bình đẳng và nhu cầu hành vi, thể chất, xã hội, phúc lợi của các thành viên khác.
- Cập nhật thông tin và đảm bảo việc tuân thủ các chính sách và quy trình liên quan đến an toàn lao động của tất cả thành viên trong dự án.

CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN PEAK

Lương thỏa thuận

Hồ Chí Minh

26/12/2022

CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN PEAK

Lương thỏa thuận

Hồ Chí Minh

26/12/2022

CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN PEAK

Trên 2 Triệu VNĐ

Hồ Chí Minh

26/12/2022

CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN PEAK

Lương thỏa thuận

Hồ Chí Minh

26/12/2022