Trong nhịp sống hiện đại đầy áp lực, việc rèn luyện những thói quen giúp làm việc hiệu quả trở thành chìa khóa để duy trì sự tập trung và kiểm soát công việc. Việc xây dựng thói quen khoa học không chỉ giúp giảm căng thẳng mà còn mang lại động lực để gia tăng thành tích bền vững.

Một nghiên cứu của McKinsey (2024) chỉ ra rằng, những người biết quản lý công việc bằng thói quen rõ ràng thường đạt hiệu suất cao hơn đến 25% so với nhóm còn lại. Cùng khám phá ngay 10 thói quen giúp làm việc hiệu quả để nâng tầm năng suất và cân bằng cuộc sống mỗi ngày

1. Lập kế hoạch 

Không có sự chuẩn bị, công việc dễ bị rối loạn hay mất phương hướng là một trong những hậu quả khiến bạn khó xử lý được nhiều công việc trong cùng một ngày. Khi bạn dành ra 10 - 15 phút vào buổi sáng để viết ra những mục tiêu chính, bạn đã khởi động một ngày với định hướng rõ ràng.

Thói quen này đặc biệt hiệu quả khi:

• Bạn đặt ra tối đa 3 nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày (Most Important Tasks).
• Bạn phân bổ thời gian theo mức độ ưu tiên thay vì làm mọi việc theo cảm hứng.
• Bạn nhìn lại danh sách công việc vào cuối ngày để điều chỉnh.

Đây chính là thói quen giúp làm việc hiệu quả hơn cho bất kỳ ai muốn quản lý thời gian chặt chẽ và giảm căng thẳng trước deadline.

Đọc ngay: 11 Kỹ Năng Nghề Nghiệp Tạo Lợi Thế Vượt Trội

2. Chia nhỏ công việc để giảm áp lực

Một dự án hay báo cáo có quy mô lớn luôn khiến não bộ cảm thấy nặng nề hoặc có thể gây quá tải thông tin khi làm việc. Thay vì để mình bị choáng ngợp, hãy chia công việc thành nhiều phần dễ xử lý hơn.

Ví dụ: thay vì chỉ ghi “hoàn thành báo cáo kinh doanh”, bạn có thể tách thành:

• Thu thập số liệu.
• Phân tích dữ liệu.
• Viết bản kết luận.

Khi các nhiệm vụ được cụ thể hóa, bạn sẽ dễ dàng bắt đầu hơn và có động lực hoàn thành. Đây là một trong những thói quen giúp làm việc hiệu quả để biến khối lượng công việc khổng lồ thành chuỗi hành động nhỏ gọn, khả thi.

3. Kỹ thuật Pomodoro

Kỹ thuật Pomodoro, với chu kỳ 25 phút làm việc và 5 phút nghỉ ngắn, chính là giải pháp mang đến sự tập trung cao độ được hàng triệu người áp dụng. 

Một số lợi ích nổi bật của phương pháp này: 

• Giảm 40% tình trạng mất tập trung 
• Nâng cao khả năng ghi nhớ và duy trì năng lượng tinh thần.
• Giúp não bộ có những khoảng nghỉ ngắn để phục hồi.

Kỹ thuật Pomodoro có thể giúp giảm tới 40% tình trạng mất tập trung, đồng thời cải thiện khả năng ghi nhớ. Với sinh viên, Pomodoro là phương pháp học tập hiệu quả trong mùa thi, còn với nhân viên văn phòng, đây là thói quen giúp làm việc hiệu quả để duy trì sự tỉnh táo trong cả ngày dài.

4. Tận dụng khung giờ vàng để xử lý nhiệm vụ quan trọng

Não bộ của chúng ta có những thời điểm hoạt động tối ưu và năng suất nhất. Các nghiên cứu về nhịp sinh học chỉ ra rằng:

• Buổi sáng từ 8h–11h là thời điểm lý tưởng cho phân tích, sáng tạo và ra quyết định.
• Buổi chiều từ 14h–16h thích hợp cho những công việc cần sự tập trung cao nhưng ít đòi hỏi sáng tạo.

Tìm hiểu ngay: Quản Lý Thời Gian Là Gì? Lý Do Nó Quan Trọng Trong Công Việc

Thói quen sắp xếp công việc khó vào thời gian này được nhiều chuyên gia gọi là “time-blocking”. Đây là thói quen giúp làm việc hiệu quả mà lãnh đạo và nhà quản lý thường áp dụng, bởi nó giúp họ đưa ra quyết định chính xác và xử lý vấn đề phức tạp với ít sai sót hơn. 

5. Giảm thiểu sự xao nhãng 

Một báo cáo của Microsoft cho thấy, sau mỗi lần bị gián đoạn, nhân viên cần trung bình 23 phút để quay lại trạng thái tập trung ban đầu. Điều này đồng nghĩa, nếu bị ngắt quãng vài lần, cả buổi sáng có thể không có ý nghĩa. 

Để khắc phục, bạn có thể:

• Tắt thông báo từ mạng xã hội.
• Sử dụng chế độ “Focus Mode” trên điện thoại và laptop.
• Làm việc trong không gian yên tĩnh, tránh bị làm phiền.

Đây là thói quen giúp làm việc hiệu quả hơn vì nó giữ cho não bộ tập trung vào mục tiêu, tránh lãng phí thời gian cho những yếu tố bên ngoài, nơi mà sự phân tâm chính là kẻ thù số một của năng suất.

6. Ghi chép và đánh giá định kỳ 

Việc ghi chép không chỉ để lưu trữ thông tin mà còn là phương pháp giúp não bộ xử lý kiến thức tốt hơn. Khi viết ra những điều đã làm và những điều chưa đạt, bạn sẽ dễ dàng phát hiện điểm yếu và cải thiện.

Nhiều chuyên gia khuyên rằng nên dành 30 phút vào cuối tuần để xem lại công việc, tổng kết thành tựu và rút kinh nghiệm. Đây là một trong những thói quen giúp làm việc hiệu quả hơn bởi nó biến trải nghiệm thành kiến thức và biến sai lầm thành bài học quý giá.

7. Giao tiếp hiệu quả 

Hiệu suất làm việc không chỉ đến từ cá nhân mà còn phụ thuộc vào sự phối hợp giữa nhiều người trong nhóm. Một nhóm có giao tiếp tốt sẽ hạn chế xung đột, giảm hiểu lầm và tiết kiệm thời gian.

Để rèn luyện thói quen giúp làm việc hiệu quả trong giao tiếp, bạn nên:

• Thường xuyên cập nhật tiến độ qua ứng dụng nhóm.
• Tổ chức họp ngắn 10 phút mỗi ngày để đồng bộ công việc.
• Tránh trao đổi mơ hồ, thay vào đó đưa ra thông tin cụ thể và dễ hiểu.

Đây là thói quen giúp làm việc hiệu quả cho cả nhân viên lẫn quản lý, bởi nó tạo ra sự gắn kết và giúp nhóm đạt mục tiêu nhanh hơn.

Khám phá: 7 Cách Giao Tiếp Hiệu Quả Giúp Bạn Tỏa Sáng Nơi Công Sở

8. Chăm sóc sức khỏe 

Không thể có hiệu quả công việc nếu sức khỏe không đảm bảo. Ngồi hàng giờ trước màn hình máy tính dễ khiến cơ thể mệt mỏi và tinh thần suy giảm. Chỉ cần dành 20 phút mỗi ngày cho vận động nhẹ như đi bộ, yoga hoặc tập gym, bạn đã có thể cải thiện đáng kể khả năng tập trung.

Ngoài ra, rèn luyện tinh thần qua thiền định hoặc thực hành chánh niệm giúp giảm stress và tăng sự bình tĩnh. Đây là thói quen mà nhiều lãnh đạo thành công trên thế giới duy trì để giữ cân bằng trong môi trường áp lực cao.

9. Ngủ đủ giấc

Thức khuya không phải biểu hiện của sự chăm chỉ mà là con đường ngắn dẫn đến kiệt sức. Thực tế, thiếu ngủ còn khiến não bộ suy giảm trí nhớ, khả năng tập trung và ra quyết định.

Một số việc đơn giản bạn có thể làm mỗi ngày:

• Ngủ đủ 7–8 tiếng mỗi đêm.
• Tránh caffeine sau 20h.
• Tắt thiết bị điện tử trước khi ngủ ít nhất 30 phút.

Đây là thói quen giúp làm việc hiệu quả nhưng lại ít người duy trì, trong khi nó ảnh hưởng trực tiếp đến sự minh mẫn và sức sáng tạo. Chất lượng giấc ngủ tốt đồng nghĩa với một ngày làm việc hiệu quả hơn.

10. Tận dụng công nghệ và tự động hóa

Trong kỷ nguyên số, việc tận dụng công nghệ không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tăng đáng kể hiệu quả công việc. Các công cụ như ChatGPT, Google Workspace hay phần mềm quản lý dự án giúp bạn giảm thiểu thao tác lặp lại, tập trung vào phần việc quan trọng hơn.

Hiệu quả không phải đến từ sự cố gắng bộc phát mà đến từ những thói quen lặp đi lặp lại hằng ngày. Khi bạn biết cách lập kế hoạch, chia nhỏ công việc, tập trung vào khung giờ vàng, hạn chế xao nhãng, duy trì sức khỏe và tận dụng công nghệ, bạn đã xây dựng cho mình nền tảng bền vững để làm việc hiệu quả hơn.

Xem thêm: Google AI Thay Đổi Công Việc Văn Phòng Như Thế Nào?

Những thói quen giúp làm việc hiệu quả này phù hợp cho mọi đối tượng: sinh viên, nhân viên, lãnh đạo hay quản lý. Điều quan trọng là bắt đầu từ những thay đổi nhỏ và kiên trì duy trì. 

Hãy theo dõi HR1 Jobs để cập nhật những chia sẻ hữu ích và cơ hội nghề nghiệp mới nhất!