Quá trình đàm phán là một kỹ năng thiết yếu trong thế giới kinh doanh hiện đại, nơi mà các thỏa thuận có thể quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp. Dù bạn đang làm việc tại một công ty nhỏ hay một tập đoàn lớn, việc nắm vững quá trình đàm phán không chỉ giúp bạn đạt được các thỏa thuận có lợi mà còn xây dựng mối quan hệ bền vững. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá sâu về định nghĩa đàm phán, các giai đoạn chính và những mẹo thực tế để áp dụng tại nơi làm việc. Với sự phát triển của công nghệ và thay đổi hành vi người tiêu dùng tại Việt Nam, quá trình đàm phán ngày càng đòi hỏi sự linh hoạt và dựa trên dữ liệu thực tế.

Theo các chuyên gia từ Harvard Business School, đàm phán không chỉ là cuộc trò chuyện mà là một chiến lược có hệ thống để đạt được kết quả đôi bên cùng có lợi. Tại thị trường Việt Nam, nơi mà các doanh nghiệp thường phải đàm phán với nhà cung cấp quốc tế hoặc đối tác địa phương, việc hiểu rõ quá trình này có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí và mở rộng cơ hội. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết để bạn có thể áp dụng ngay vào công việc của mình.

Đàm Phán Là Gì?

Đàm phán là quá trình thảo luận giữa hai hoặc nhiều bên nhằm đạt được một giải pháp mà tất cả đều đồng ý, giải quyết vấn đề hoặc tình huống cụ thể. Bạn có thể sử dụng đàm phán khi gặp xung đột với cá nhân hoặc nhóm khác, hoặc để ngăn ngừa xung đột trong tương lai bằng cách thỏa thuận trước. Mặc dù đàm phán thường được dùng để giải quyết mâu thuẫn, nó cũng là bước quan trọng trong việc đạt được các thỏa thuận kinh doanh.

Trong nhiều lĩnh vực, đàm phán xuất hiện thường xuyên, từ tranh chấp kinh doanh đến hệ thống pháp lý, từ mối quan hệ gia đình đến các vấn đề chính phủ. Một số tình huống phổ biến mà bạn có thể áp dụng đàm phán bao gồm:

• Thảo luận giá cả hàng hóa với nhà cung cấp, đặc biệt trong chuỗi cung ứng tại Việt Nam nơi biến động giá nguyên liệu thường xảy ra.
• Thiết lập điều khoản hợp tác kinh doanh, như liên minh giữa các startup công nghệ tại Đà Nẵng.
• Giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng, ví dụ trong ngành bán lẻ trực tuyến đang bùng nổ.
• Sắp xếp không gian quảng cáo trên nền tảng kỹ thuật số và báo chí in ấn, nơi mà các nền tảng như Google Ads hay Facebook Ads đòi hỏi đàm phán ngân sách tối ưu.

Đàm phán không chỉ dừng lại ở việc thắng thua mà tập trung vào việc tạo ra giá trị chung. Theo nghiên cứu từ McKinsey & Company, các cuộc đàm phán thành công thường tăng giá trị tổng thể lên đến 42% so với thỏa thuận ban đầu. Tại Việt Nam, với sự gia tăng của thương mại điện tử và hội nhập quốc tế qua các hiệp định như CPTPP, kỹ năng đàm phán trở nên quan trọng hơn bao giờ hết để doanh nghiệp địa phương cạnh tranh với đối thủ toàn cầu.

Khám phá thêm: Top 8 Ngành Nghề Có Nhu Cầu Tuyển Dụng Cao Nhất 2026

6 Giai Đoạn Của Quá Trình Đàm Phán

Để đạt được kết quả tốt đẹp, quá trình đàm phán không chỉ là cuộc trò chuyện trực tiếp mà bao gồm cả sự chuẩn bị và thực hiện sau đó. Phân tích quá trình này thành sáu giai đoạn giúp bạn tiếp cận một cách có hệ thống, tăng cơ hội thành công. Dưới đây là chi tiết từng bước, dựa trên các nguyên tắc đã được chứng minh qua thực tế kinh doanh.

1. Chuẩn Bị

Giai đoạn chuẩn bị là nền tảng quyết định chất lượng của toàn bộ quá trình đàm phán. Việc thu thập thông tin cần thiết trước khi bắt đầu có thể nâng cao hiệu quả đàm phán đáng kể. Ngoài việc thảo luận kế hoạch với các bên liên quan, bạn nên thực hiện nghiên cứu nội bộ trước. Điều này bao gồm việc tìm hiểu dữ liệu, gặp gỡ các bên liên quan hoặc người ra quyết định trong tổ chức, và lập kế hoạch dự phòng.

Ví dụ, nếu bạn đang đàm phán hợp đồng cung cấp hàng hóa cho một chuỗi siêu thị tại Hà Nội, hãy nghiên cứu về xu hướng giá cả thị trường, nhu cầu khách hàng địa phương và các rủi ro tiềm ẩn như biến động tỷ giá. Theo lời khuyên từ các chuyên gia tại Forbes, việc chuẩn bị kỹ lưỡng có thể giúp bạn có thêm lựa chọn khi đối mặt với các bên khác, tránh bị bất ngờ và tăng sức mạnh đàm phán.

2. Thảo Luận Mở

Việc chia sẻ thông tin ngay từ đầu giữa các bên có thể dẫn đến kết quả tích cực hơn cho tất cả. Giai đoạn này cho phép mỗi bên trình bày lập trường của mình và đưa ra lý lẽ ban đầu. Điều này giúp tất cả các bên đàm phán từ một nền tảng hiểu biết chung về các điểm chính.

Trong thực tế, tại các cuộc họp kinh doanh ở Việt Nam, việc bắt đầu bằng thảo luận mở giúp xây dựng lòng tin, đặc biệt trong văn hóa kinh doanh nhấn mạnh mối quan hệ. Nếu bạn đang đàm phán với đối tác nước ngoài, hãy sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và công cụ như Zoom để đảm bảo thông tin được truyền tải chính xác.

3. Làm Rõ Mục Tiêu

Tương tự như việc chia sẻ thông tin cơ bản, việc công bố mục tiêu chính có thể thúc đẩy đàm phán hiệu quả hơn. Bằng cách tiết lộ mục tiêu, bạn hiểu được mong muốn của đối tác và giúp họ nắm bắt mục tiêu của bạn. Điều này có thể giúp phát hiện các lĩnh vực chung và xác định các ưu tiên thấp hơn nơi có thể nhượng bộ để đạt thỏa thuận.

Theo mô hình BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement) từ Harvard Negotiation Project, việc làm rõ mục tiêu giúp tránh lãng phí thời gian và tập trung vào giá trị cốt lõi. Tại thị trường Việt Nam, nơi mà các doanh nghiệp thường phải cân bằng giữa lợi nhuận và mối quan hệ lâu dài, giai đoạn này đặc biệt quan trọng.

4. Đàm Phán

Quá trình đàm phán chính thường bao gồm nhiều vòng thảo luận, đề xuất và phản đề xuất. Trong giai đoạn này, hãy bắt đầu bằng một đề nghị phù hợp với kết quả lý tưởng hoặc có lợi hơn cho công ty. Điều này cho phép bạn nhượng bộ mà vẫn giữ gần với mục tiêu mong muốn.

Ví dụ, trong đàm phán lương tại một công ty công nghệ ở TP.HCM, bắt đầu với mức cao hơn mong đợi có thể mở đường cho thỏa thuận cuối cùng hợp lý. Nghiên cứu từ Journal of Applied Psychology cho thấy, các cuộc đàm phán kéo dài nhưng có cấu trúc thường dẫn đến thỏa thuận bền vững hơn.

5. Thỏa Thuận

Nếu đàm phán thành công, các bên thường đạt được thỏa thuận. Thỏa thuận này thường là sự thỏa hiệp, với một hoặc nhiều bên nhượng bộ để đạt được thỏa thuận công bằng. Trong hầu hết các đàm phán kinh doanh, điều này kết thúc bằng việc ký hợp đồng chính thức, đảm bảo tất cả hiểu rõ kỳ vọng.

Tại Việt Nam, việc ký hợp đồng cần tuân thủ luật pháp địa phương, như Luật Thương mại 2005, để tránh tranh chấp sau này. Một thỏa thuận tốt không chỉ giải quyết vấn đề hiện tại mà còn mở đường cho hợp tác tương lai.

Xem thêm: 9 Bước Trao Đổi Với Sếp Về Thăng Tiến Sự Nghiệp

6. Thực Hiện Kế Hoạch

Sau khi đạt thỏa thuận, mỗi bên chịu trách nhiệm thực hiện phần của mình. Khi đồng ý với hợp đồng, hãy hiểu rõ trách nhiệm của bạn và công ty. Nếu thỏa thuận bao gồm các điều khoản dự phòng, điều này có thể dẫn đến nhiều kết quả thực hiện khác nhau mà vẫn tuân thủ hợp đồng, với sự thay đổi tương ứng từ các bên khác.

Theo Deloitte, việc theo dõi thực hiện là chìa khóa để duy trì lòng tin, đặc biệt trong các hợp đồng dài hạn.

Mẹo Đàm Phán Tại Nơi Làm Việc

Dù đàm phán với công ty hay đối tác bên ngoài, việc biết cách đàm phán đúng cách giúp duy trì mối quan hệ tích cực. Dưới đây là một số mẹo để cải thiện kỹ năng đàm phán chuyên nghiệp của bạn.

• Thực hành lắng nghe tích cực: Việc giữ sự tập trung và lắng nghe kỹ khi người khác nói là công cụ quý giá. Thể hiện sự tham gia có thể tạo ấn tượng tốt, cho thấy bạn coi trọng cuộc thảo luận. Lắng nghe tích cực cũng giúp phát hiện cơ hội dựa trên những gì đối phương đề cập.
• Giữ thái độ hợp tác: Khi tìm kiếm thỏa thuận, duy trì mối quan hệ tích cực là lợi thế. Xem đối phương như cộng sự có thể cải thiện hiệu suất đàm phán.
• Giữ bình tĩnh suốt quá trình: Khi đàm phán vấn đề quan trọng, cảm xúc có thể dâng cao. Hãy kiểm soát cảm xúc để giữ vẻ chuyên nghiệp và tập trung vào thỏa thuận tốt nhất.
• Giao tiếp rõ ràng: Cũng như lắng nghe kỹ để hiểu đối phương, hãy đảm bảo họ hiểu bạn. Nói hoặc viết rõ ràng giúp các bên nắm bắt vị trí của bạn, dẫn đến đàm phán hiệu quả hơn.

Đọc ngay: 9 Thói Quen Giúp Bạn Nói Rõ Ràng Và Tự Tin Hơn Mỗi Ngày

Quá trình đàm phán thành công đòi hỏi sự luyện tập liên tục. Bằng cách áp dụng các giai đoạn và mẹo trên, bạn có thể nâng cao kỹ năng, đóng góp cho sự phát triển cá nhân và doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm thêm tài liệu, hãy tham khảo các nguồn như Harvard Business Review hoặc các khóa học trực tuyến trên Coursera để cập nhật kiến thức mới nhất. Còn cần tìm kiếm về vấn đề việc làm hãy tham khảo HR1Jobs