Sổ BHXH điện tử sẽ chính thức được triển khai và quản lý thống nhất trên toàn quốc kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2026, đánh dấu một bước tiến quan trọng trong công cuộc chuyển đổi số của ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Đây là nội dung cốt lõi được quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2024, mở ra một kỷ nguyên mới trong việc quản lý thông tin, thực hiện các thủ tục và đảm bảo quyền lợi cho hàng triệu người tham gia. Việc thay thế hoàn toàn sổ BHXH bản giấy bằng phiên bản điện tử không chỉ là một sự thay đổi về hình thức mà còn là một cuộc cách mạng về phương thức quản lý, hứa hẹn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả người lao động và doanh nghiệp.

Sự chuyển đổi này là một phần tất yếu trong chiến lược xây dựng Chính phủ điện tử và hiện đại hóa hệ thống an sinh xã hội của quốc gia. Thay vì phải lưu trữ và xuất trình cuốn sổ giấy vật lý, đôi khi gây ra nhiều bất tiện như thất lạc, hư hỏng hay sai sót thông tin, giờ đây mọi dữ liệu về quá trình tham gia và hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội của mỗi cá nhân sẽ được số hóa, tích hợp và quản lý an toàn trên môi trường mạng. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ của cơ quan BHXH mà còn nâng cao tính minh bạch, chính xác và tiện lợi cho người dân.

Sổ BHXH Điện Tử Là Gì?

Hiểu một cách đơn giản, sổ BHXH điện tử là phiên bản số hóa của sổ bảo hiểm xã hội giấy truyền thống. Thay vì được ghi chép và lưu trữ trên một cuốn sổ vật lý, toàn bộ thông tin về nhân thân, quá trình đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), bảo hiểm y tế (BHYT) của người tham gia sẽ được ghi nhận, cập nhật và quản lý trên hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung của cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Đọc thêm: 5 Thay Đổi Lớn Về Bảo Hiểm Thất Nghiệp 2026 Từ 1/1

Mỗi người tham gia sẽ được cấp một mã số BHXH duy nhất, và mã số này chính là chìa khóa để truy cập vào "cuốn sổ điện tử" của mình. Người dùng có thể xem và quản lý sổ BHXH điện tử thông qua các nền tảng số như ứng dụng VssID (Bảo hiểm xã hội số) hoặc Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam. Về bản chất, sổ BHXH điện tử có giá trị pháp lý hoàn toàn tương đương với sổ BHXH giấy, được sử dụng làm căn cứ để giải quyết các chế độ và quyền lợi cho người lao động theo quy định của pháp luật.

Cơ Sở Pháp Lý Cho Việc Chuyển Đổi Sang Sổ BHXH Điện Tử

Nền tảng pháp lý vững chắc cho sự thay đổi mang tính bước ngoặt này được quy định rõ ràng tại Điều 96 của Luật Bảo hiểm xã hội 2024. Theo đó, luật đã định nghĩa lại khái niệm sổ BHXH để phù hợp với xu thế số hóa. Cụ thể, sổ bảo hiểm xã hội được xác định là một biểu mẫu của cơ quan quản lý bảo hiểm xã hội, ghi nhận thông tin về nhân thân, quá trình tham gia và các chế độ bảo hiểm xã hội được hưởng, làm cơ sở để giải quyết quyền lợi cho người tham gia. Sổ này sẽ có hai hình thức tồn tại song song trong giai đoạn chuyển tiếp, bao gồm sổ bản giấy và sổ BHXH điện tử.

Đặc biệt, Khoản 2 Điều 96 của Luật này đã ấn định một cột mốc quan trọng: "Kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2026, sổ bảo hiểm xã hội được cấp và quản lý thống nhất ở dạng điện tử". Điều này có nghĩa là, từ thời điểm này trở đi, cơ quan BHXH sẽ không cấp mới sổ giấy và mọi hoạt động quản lý sẽ được thực hiện trên nền tảng số. Những sổ BHXH bản giấy đã được cấp cho người lao động trước đây vẫn sẽ tiếp tục có giá trị pháp lý tương đương với bản điện tử.

Sự chuyển đổi này không phải là một quyết định đột ngột mà là kết quả của một quá trình chuẩn bị kỹ lưỡng. Trước đó, theo Quyết định 1188/QĐ-BHXH, ứng dụng VssID - Bảo hiểm xã hội số đã được triển khai và xem như một hình thức của sổ BHXH điện tử, cho phép người dùng truy cập thông tin và thực hiện một số giao dịch trực tuyến. Đây chính là bước đệm quan trọng, giúp người dân làm quen dần với việc sử dụng các công cụ số trong lĩnh vực an sinh xã hội.

Những Lợi Ích Vượt Trội Khi Sử Dụng Sổ BHXH Điện Tử

Việc triển khai sổ BHXH điện tử trên diện rộng mang lại một hệ sinh thái lợi ích đa dạng, tác động tích cực đến mọi đối tượng liên quan.

Đối với người lao động

• Minh bạch và chủ động: Người lao động có thể dễ dàng theo dõi, tra cứu toàn bộ lịch sử đóng và hưởng BHXH của mình bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu chỉ với một thiết bị có kết nối internet. Điều này giúp họ chủ động nắm bắt thông tin, kịp thời phát hiện những sai sót hoặc tình trạng doanh nghiệp chậm đóng, trốn đóng BHXH để yêu cầu quyền lợi.
• Tiện lợi và nhanh chóng: Các thủ tục hành chính như giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, hưu trí sẽ được đơn giản hóa và rút ngắn thời gian đáng kể. Người lao động không cần phải nộp sổ giấy, thay vào đó có thể thực hiện các giao dịch điện tử thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc ứng dụng VssID.
• An toàn và bảo mật: Dữ liệu được số hóa và lưu trữ trên hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung của BHXH Việt Nam, giúp giảm thiểu rủi ro mất mát, hư hỏng hay làm giả sổ so với hình thức giấy.

Xem ngay: Cách Tính Thuế TNCN 2026 Mới Nhất Dành Cho Người Lao Động

Đối với doanh nghiệp và đơn vị sử dụng lao động

• Tinh giản thủ tục hành chính: Doanh nghiệp sẽ giảm bớt gánh nặng trong việc quản lý, lưu trữ và bàn giao sổ BHXH cho người lao động. Các quy trình báo tăng, báo giảm lao động, chốt sổ khi người lao động nghỉ việc sẽ được thực hiện hoàn toàn trên môi trường điện tử, tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Tối ưu hóa quản lý nhân sự: Việc đồng bộ dữ liệu giúp bộ phận nhân sự dễ dàng theo dõi và quản lý nghĩa vụ đóng BHXH cho toàn bộ nhân viên, đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

Đối với cơ quan BHXH

• Hiện đại hóa quản lý: Việc xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm giúp cơ quan BHXH quản lý thông tin người tham gia một cách khoa học, chính xác và nhất quán trên toàn quốc.
• Nâng cao hiệu quả hoạt động: Giảm tải công việc giấy tờ, tự động hóa nhiều quy trình nghiệp vụ, từ đó nâng cao năng suất và chất lượng phục vụ, đồng thời có được nguồn dữ liệu lớn để phân tích, dự báo và hoạch định chính sách an sinh xã hội tốt hơn.

7 Nguyên Tắc Của BHXH Cần Nắm Vững

Bên cạnh sự thay đổi về hình thức sổ, bản chất và các nguyên tắc nền tảng của chính sách bảo hiểm xã hội vẫn được giữ vững và quy định rõ tại Điều 5 Luật Bảo hiểm xã hội 2024. Việc hiểu rõ các nguyên tắc này giúp người tham gia nhận thức đúng đắn về quyền và nghĩa vụ của mình.

1. Mức hưởng được tính trên cơ sở mức đóng, thời gian đóng và có sự chia sẻ giữa những người tham gia.
2. Mức đóng BHXH bắt buộc được xác định dựa trên tỷ lệ phần trăm của tiền lương tháng.
3. Mức đóng BHXH tự nguyện được tính theo tỷ lệ phần trăm của thu nhập tháng do người lao động tự lựa chọn.
4. Người lao động vừa có thời gian đóng BHXH bắt buộc vừa có thời gian đóng BHXH tự nguyện sẽ được tính hưởng chế độ hưu trí và tử tuất trên tổng thời gian đóng. Thời gian đóng BHXH đã được tính hưởng BHXH một lần sẽ không được tính vào tổng thời gian đóng để hưởng các chế độ khác.
5. Việc thực hiện chính sách BHXH phải đảm bảo các yếu tố: đơn giản, dễ dàng, thuận tiện, kịp thời, minh bạch và đáp ứng mục tiêu chuyển đổi số.
6. Quỹ bảo hiểm xã hội được quản lý và hạch toán độc lập theo từng quỹ thành phần, được nhà nước bảo hộ và đảm bảo khả năng thanh toán.
7. Việc giải quyết các chế độ BHXH cho người lao động phải được thực hiện đầy đủ, thuận tiện và nhanh chóng, đảm bảo quyền lợi chính đáng của người tham gia.

Khám phá thêm: Thuế Thu Nhập Cá Nhân 2026 Có Gì Mới? Lương Dưới 17 Triệu Được Miễn Thuế

Tóm lại, việc chuyển đổi sang sổ BHXH điện tử từ ngày 1 tháng 1 năm 2026 là một xu thế tất yếu, phù hợp với định hướng phát triển của đất nước. Đây không chỉ là một cải cách hành chính mạnh mẽ mà còn là một bước tiến quan trọng trong việc đảm bảo an sinh xã hội, mang lại sự tiện lợi, minh bạch và an toàn cho tất cả mọi người. Người lao động và doanh nghiệp cần chủ động cập nhật thông tin và chuẩn bị sẵn sàng cho sự thay đổi tích cực này. Hãy theo dõi các bài viết khác tại HR1Jobs!