Khi bạn có quá nhiều việc và thời gian xử lý dài hơn dự kiến. Bạn sẽ sớm thấy mọi thứ dần rối tung lên. Ai cũng có 24h giống nhau nhưng không phải ai cũng biết tối ưu việc sử dụng thời gian một cách hiệu quả. Đây chính là lúc bạn cần đến ma trận Eisenhower

I. Vậy ma trận Eisenhower là gì?

Ma trận Eisenhower hay còn gọi là ma trận quản lý thời gian, được lấy theo tên người nghiên cứu ra chúng Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, Hiệu trưởng Đại học Columbia và là Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO. Mặc dù bận trăm công nghìn việc nhưng Eisenhower luôn biết sắp xếp thời gian, cân bằng cuộc sống và công việc của mình.

II. Cách áp dụng ma trận Eisenhower

Áp dụng chiến lược của Eisenhower thực ra rất đơn giản. Hãy liệt kê tất cả những nhiệm vụ lớn nhỏ bạn phải làm. Sau đó sắp xếp các nhiệm vụ đó dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng.

• Khẩn cấp và quan trọng (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).
• Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác).
• Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ).

Điều đặc biệt của ma trận Eisenhower là có thể sử dụng cho cả những kế hoạch lớn (kế hoạch cho cả tuần) cũng như những kế hoạch nhỏ hơn (kế hoạch trong ngày).

III. 4 cấp độ của ma trận Eisenhower

1. Cấp độ 1 (P1): Quan trọng, khẩn cấp

Đây là những việc bạn có thể thể nhận thấy

• Không đoán trước được thời điểm xảy ra: Cuộc họp khẩn, email công việc có liên quan đến dự án quan trọng, xung đột với khách hàng, hỏng xe, Bệnh tật, cuộc họp khẩn cấp, nhiệm vụ bất ngờ, các cuộc điện thoại quan trọng, email công việc…
• Đoán trước được thời điểm xảy ra: Cuộc họp đã lên kế hoạch trước, kỷ niệm của công ty, ngày cưới, sinh nhật…
• Các công việc tồn đọng do thói quen trì hoãn: Làm báo cáo, làm bài thuyết trình, kiểm tra, lịch gửi báo cáo công việc, soạn nội dung thuyết trình…

Nhìn chung đây là những việc cần làm ngay lập tức. Chúng ta thường không tránh được loại 1, 2. Nhưng với loại thứ 3, hoàn toàn có thể giảm thiểu chúng bằng cách chuyển thành việc P2. Và nếu các bạn không muốn gánh nhiều áp lực thì hãy tập thói quen để xóa sổ loại việc này trong P1.

2. Cấp độ 2 (P2): Quan trọng, không khẩn cấp

Đây là những công việc quan trọng cần nhiều thời gian để hoàn thành. Bạn cần hoàn thành nó bằng cách chia nhỏ thời gian ra mỗi ngày. Ở cấp độ có các hoạt động như đọc sách, học ngoại ngữ, luyện tập thể dục, trau dồi các kỹ năng cần thiết khác…

Nếu bạn đang làm việc P2 và có việc P1 xuất hiện thì hãy hoàn thành việc P1 trước. Sau khi bạn giải quyết xong các việc P1, bạn tiếp tục hoàn thành việc P2. Nên để việc P2 hình thành như một thói quen!

3. Cấp độ 3 (P3): Không quan trọng, khẩn cấp

Những việc này chẳng có gì quan trọng, nhưng chúng lại đột ngột xuất hiện khiến bạn không thể kiểm soát được chẳng hạn như tin nhắn của bạn bè lâu ngày…. Bạn phải tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Nếu không, hãy học cách từ chối và kết thúc chúng một cách lịch sự.

4. Cấp độ 4 (P4): Không quan trọng, không khẩn cấp

Đây là những việc gây cho chúng ta sao nhãng những việc quan trọng lại chẳng được lợi ích gì từ nó. Chẳng hạn xem các trang mạng xã hội một cách vô thức không có chủ đích, tám chuyện…

Bạn nên cắt giảm tối đa thời gian cho ô này, chỉ nên dành dưới 5% thời gian của bạn cho P4. Chúng tiêu tốn thời gian của bạn mà không đem lại lợi ích gì đáng kể.

Khi bạn chuẩn bị làm 1 việc thuộc nhóm P4 hãy tự hỏi những câu như: Xem cái này để được gì? Xem cái này có giúp mình chinh phục được mục tiêu không? Chơi game này có giúp mình học giỏi hơn không? Mình có nhất thiết phải xem phim này không?

5. Cách phân bổ thời gian phù hợp với các cấp độ của ma trận Eisenhower

• P1: ~15% – 20%
• P2: ~60% – 65%
• P3: ~10% – 15%
• P4: < 5%

Đôi lúc bạn cảm thấy có quá nhiều việc phải làm. Hãy tự hỏi mỗi công việc bạn đang làm đã hiệu quả hay chưa. Thay vì làm nhiều việc hãy làm việc một cách thông minh và hiệu quả. Việc quan trọng và ưu tiên nên đặt lên hàng đầu. Thời gian là thứ vô cùng quan trọng thế nên hãy học theo phương pháp trên nhé.