Chuyện kể rằng có một người đàn ông khôn ngoan gặp rất nhiều người dân xung quanh anh, nhưng họ luôn than thở về những vấn đề tương tự lặp đi lặp lại. Một ngày nọ, anh quyết định kể cho họ nghe một câu chuyện hài và tất cả họ đều bắt đầu cười vang cả làng. Sau vài phút, anh kể với họ cùng một trò đùa và chỉ một vài người trong số họ mỉm cười. Sau đó, anh kể chuyện bông đùa tương tự lần thứ ba, nhưng không ai cười lớn tiếng hay mỉm cười như trước đó. Người đàn ông khôn ngoan vui vẻ nói: “Các bạn không thể cười cùng một trò đùa lặp đi lặp lại. Vậy tại sao bạn luôn phàn nàn về cùng một vấn đề?”

“Các bạn không thể cười cùng một trò đùa lặp đi lặp lại. Vậy tại sao bạn luôn phàn nàn về cùng một vấn đề?”

Qua bài học trên, chúng ta cùng tìm hiểu thêm về những kỹ năng giải quyết vấn đề với 5 câu hỏi tại sao (5 WHY)

Vậy, kỹ năng "5 WHYs" là gì?

5 Whys là một kỹ thuật đặt câu hỏi lặp đi lặp lại được sử dụng để khám phá mối quan hệ nguyên nhân và hiệu quả làm cơ sở cho một vấn đề cụ thể. Đây là một kĩ năng quan trọng mà người lao động nào cũng cần có. Bên cạnh tác dụng hỗ trợ bạn nhận ra những điểm cần cải thiện, 5 WHY đánh giá khả năng bạn thích ứng và đạt kết quả cao trong công việc đó. 

Từ năm 1930, Sakichi Toyoda, người được mệnh danh là “ông vua đầu tư” Nhật Bản đã phát triển kỹ thuật 5 câu hỏi tại sao (5 WHY) và áp dụng ở các nhà máy của thương hiệu Toyota do chính ông là người sáng lập. Kỹ thuật của ông trở nên phổ biến từ những năm 1970, và Toyota vẫn đang dùng kĩ thuật này để giải quyết vấn đề cho đến tận ngày nay. 

Hãy thử dùng phương pháp 5 Whys để giải quyết vấn đề của bạn

Một ví dụ cụ thể về kỹ năng này như sau:

Giả sử, bạn thường xuyên đi muộn vào mỗi buổi sáng nên cấp trên khiển trách nhiều lần. Sau khi được nhắc nhở, bạn tìm cách để mình có thể đi làm sớm hơn. Gặp tình huống này, bạn thường có xu hướng đưa ra phương án theo kiểu: “Vậy thì từ ngày mai mình sẽ đặt đồng hồ sớm hơn để có thể đi làm đúng giờ”. Tuy nhiên, để thực hiện câu khẳng định này là điều rất khó.

Thay vào đó, hãy thử đặt 5 câu hỏi WHY  - TẠI SAO, bạn sẽ tìm được giải pháp theo một hướng khác.

1. Hỏi: Tại sao bạn thường xuyên đi làm muộn?
Trả lời: Bởi vì tôi không thể dậy sớm để đi làm vào mỗi buổi sáng.

2. Hỏi: Tại sao bạn lại không thể dậy sớm để đi làm vào mỗi buổi sáng? 
Trả lời: Bởi vì tôi thích ngủ hơn là đi làm.

3. Hỏi: Tại sao bạn lại không thích đi làm?
Trả lời: Bởi vì công việc không áp dụng những kỹ năng tốt nhất mà tôi có.

4. Hỏi: Tại sao bạn lại gắn bó với công việc này khi nó không đòi hỏi những kĩ năng tốt nhất của bạn?
Trả lời: Bởi vì tôi đã bỏ thời gian ra để học những kỹ năng được yêu cầu trong công việc này, mặc dù tôi không thích nó lắm.

5. Hỏi: Tại sao bạn lại quan tâm học những kĩ năng đó mặc dù bạn không thích lĩnh vực ấy?
Trả lời: Bởi vì tôi sợ phải thừa nhận với gia đình và bạn bè rằng tôi đã sai lầm khi chọn công việc này. 

Kết luận: Sau 5 câu hỏi về nguyên nhân gốc rễ đã được hé mở “Bạn thường xuyên đi muộn bởi vì bạn chọn sai sự nghiệp” và từ đó cũng dễ dàng đưa ra những giải pháp cụ thể để cải thiện tác phong đi làm đúng giờ hơn hoặc suy nghĩ đến việc đổi hướng nghề nghiệp của mình cho đúng. 

Sử dụng 5 whys trong làm việc nhóm như thế nào?
Bước 1: Thành lập một team để cùng giải quyết vấn đề.
Team được thành lập sẽ gồm những người hiểu được chi tiết vấn đề đang gặp phải.

Đề cử một người là người điều phối, người này sẽ giúp nhóm theo sát mục đích tìm ra gốc rễ vấn đề.

Bước 2: Định nghĩa vấn đề.
Đưa vấn đề cần giải quyết ra với cả nhóm, giải thích cụ thể vấn đề gặp phải.

Bước 3: Đặt câu hỏi “Tại sao” đầu tiên
Bước 4: Tiếp tục đặt 4 câu hỏi “Tại sao” cho đến khi bạn tìm ra được vấn đề gốc rễ.
Bước 5: Giải quyết nguyên nhân gốc rễ

Quy tắc khi cùng giải quyết vấn đề với kĩ thuật 5 câu hỏi tại sao:
1. Sử dụng giấy hoặc bảng thay vì máy tính.
2. Viết vấn đề cần giải quyết ra và đảm bảo rằng mọi người đều hiểu nó.
3. Chú ý đến logic của mối quan hệ nguyên nhân và kết quả.
4. Hãy chắc chắn rằng nguyên nhân gốc rễ chắc chắn dẫn đến sai lầm/ vấn đề bằng cách đảo ngược các câu được tạo ra.
5. Cố gắng đưa ra những câu trả lời tóm lược.
6. Hãy tìm nguyên nhân từng bước một. Đừng nhảy đến kết luận.
7. Đánh giá quá trình, không phải con người.
8. Không bao giờ đổ lỗi cho “lỗi của con người”, “lỗi do không chú ý”, “do một người khác”.
9. Tôn trọng và tin cậy người khác trong team.
10. Đặt câu hỏi “Tại sao?” cho đến khi nguyên nhân gốc được xác định.

- Tổng hợp từ nhiều nguồn -