Ứng viên có thể sẽ nguôi ngoai nỗi buồn sau một thời gian nhất định, nhưng họ sẽ không bao giờ quên được cách mà công ty bạn đã từ chối họ. Do đó, cách thức mà một công ty từ chối ứng viên thực sự rất quan trọng.

Các nhà tuyển dụng (NTD) hầu hết chưa có nghệ thuật từ chối ứng viên, họ thường gửi email thông báo ngắn gọn đến ứng viên nếu họ không được chọn vào những vòng phỏng vấn tiếp theo. Nếu từng là ứng viên bạn đều hiểu tâm trạng hồi hộp chờ đợi và thất vọng khi không được chấp nhận.

Ứng viên có thể sẽ nguôi ngoai nỗi buồn sau một thời gian nhất định, nhưng họ sẽ không quên được cách mà công ty bạn đã từ chối họ. Do đó cách thức mà một công ty từ chối ứng viên thực sự rất quan trọng.

Từ chối ứng viên cũng cần có nghệ thuật

Dưới đây là bốn lời khuyên bạn có thể sử dụng để từ chối ứng viên khi họ không được chọn mà vẫn không làm ảnh hưởng đến mối quan hệ của công ty và ứng viên:

1. Đưa ra quy trình và những tiêu chuẩn đánh giá ứng viên nhất định

Khi bạn phải phỏng vấn một danh sách ứng viên thì trước đó bạn phải đặt ra những mục tiêu nhất định. Bạn phải trình bày rõ với ứng viên về quy trình tuyển dụng của công ty và các bước họ sẽ trải qua. Trong quá trình tuyển dụng, bạn phải thường xuyên cập nhật thông tin đến ứng viên để họ nắm được các bước sẽ phải trải qua. Quan trọng hơn cả là bạn phải đặt ra một quy trình truyền đạt thông tin đến ứng viên và tương tác với ứng viên thường xuyên. Nếu như công ty bạn không có chính sách gửi thư từ chối đến các ứng viên thì ngay vòng phỏng vấn đầu tiên, bạn phải nói rõ điều này với họ. Ví dụ như “nếu bạn không nhận được thông báo từ công ty chúng tôi sau 2 tuần kể từ ngày phỏng vấn thì có nghĩa là bạn đã không được chọn để vào vòng tiếp theo”.

2. Tiến hành nhanh chóng các bước tuyển dụng ứng viên 

Bạn không nên để ứng viên chờ đợi quá lâu. Một khi quyết định tuyển dụng được thực hiện thì bạn cần phải thông báo đến ứng viên ngay lập tức. Việc kết thúc gửi trình tuyển dụng với một ứng viên tại một thời điểm bất kỳ trong quá trình tuyển dụng đều quan trọng không kém, việc ứng viên phải chờ đợi trong mơ hồ và căng thẳng là việc cần phải tránh để ứng viên bị từ chối không có cảm giác tiêu cực về công ty bạn. 

3. Điều chỉnh thư từ chối ứng viên phù hợp với từng người.

Trong những tình huống tuyển dụng gấp, mọi sự từ chối đều phải được điều chỉnh tương ứng để phù hợp với tình hình của các ứng viên. Nếu như một ứng viên chỉ nhận được thư từ chối sau nhiều ngày , nhiều tuần thì chắc chắn rằng ứng viên sẽ không tiếp tục ứng tuyển lần thứ hai tại công ty bạn. Do đó công ty bạn sẽ phải mất nhiều thời gian hơn để tìm được những ứng viên phù hợp cho những lần tuyển dụng sắp tới.

4. Giúp đỡ ứng viên bị từ chối để họ có thêm kinh nghiệm phỏng vấn

Bạn hãy chia sẻ những phản hồi thẳng thắn với ứng viên sau những lần phỏng vấn để có thể hỗ trợ họ tiến xa hơn trong nghề nghiệp. Ví dụ như bạn có thể đề xuất ứng viên nên tham gia những khóa học nâng cao kiến thức hoặc đạt được chứng nhận nào đó. Bạn hãy nhớ luôn luôn góp ý theo hướng tích cực. Việc họ đến được buổi phỏng vấn hoặc đã vào đến những vòng phỏng vấn nhất định có nghĩa rằng họ đã vượt qua những thử thách trong một chừng mực nào đó và góp ý của bạn có thể tạo ra sự khác biệt cho quá trình tìm việc của họ, đặc biệt là nếu công ty bạn có tuyển dụng vị trí tương tự sau này.

Gửi thư từ chối ứng viên là công việc hầu như không ai trong chúng ta muốn làm. Bạn phải luôn tận dụng cơ hội này để tạo ra trải nghiệm tích cực cho ứng viên khi nghĩ về công ty bạn và những việc bạn có thể hỗ trợ để giúp ứng viên phát triển trong sự nghiệp của họ.

The Hiring Site